Obchodní komunikace: Co nesmí chybět ve vašem emailu

V mnoha firmách emaily slouží jako hlavní zdroj komunikace. Připravili jsme pro vás pár rychlých jazykových tipům které vám pomohou k psaní kvalitních, obchodních emailů.

Koho zahrnout:

• To – Pro člověka, jemuž email adresujete a který by měl také na vaši zprávu odpovědět.
• CC (Carbon Copy) – Pro ty, které váš email také může zajímat.
• BCC (Blind Carbon Copy) – Pro ty, které váš email zajímá, ale nepřejete si, aby ostatní příjemci viděli jejich účast a adresu. Tato funkce je tajná a měli byste ji využívat s uvážením.

Upozorňujeme, že pokud není nezbytně nutné, aby si každý přečetl vaše odpovědi, vyhněte se funkci Reply all – Odpovědět všem. Posílat přehršle zpráv do skupinového emailu je snadnou a rychlou cestou k tomu, abyste začali zaneprázdněným kolegům lézt na nervy.

Předmět emailu

Je nezbytné, aby předmět vašeho emailu jasně definoval, o čem budete psát. Nesnažte se ale shrnout obsah celého vašeho emailu, krátký titulek naprosto postačí.

• Dobrý předmět: Marketing Meeting Agenda (Náplň marketingové schůze)
• Špatný předmět: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look. (Kopie plánu pro marketingovou schůzku příští úterý. Můžete se prosím podívat?)

Font

Na většině pracovišť se používají klasické fonty, jako jsou Arial, Times New Roman anebo například Calibri. Normálně byste se také měli držet černé barvy. Nepoužívejte jiné fonty či neobvyklé barvy, dokud si nebudete naprosto jistí, že je to v pořádku a přijatelné.

Úvod emailu

Pokud váš email putuje k někomu, kdo je mimo společnost, pak bude nejlepší začít s:

• Dear Sir/Madam
• Dear Mr/Miss/Mrs (last name)
• To whom it may concern

Pokud posíláte email jinému kolegovi, pak postačí:

• Dear (first name)
• Hello (first name)

Obsah emailu

Délka emailu závisí na povaze vaší zprávy. Všeobecně platí:

• Používejte často odstavce a dělejte v textu pomlky. Tak bude vaše zpráva přehledná a jednoduchá ke čtení.
• Pokud máte důležitý dotaz anebo klíčové sdělení, neschovávejte tuto zprávu doprostřed vašeho textu. Zmiňte ji mnohem dříve a ujistěte se, že je jasná a srozumitelná.
• Pište profesionálním tónem. Buďte velice obezřetní nad jakýmkoli žertem či zábavným komentářem, protože některé žerty nejenom nefungují v jiných jazycích a kulturách, ale mohou také znamenat něco zcela jiného. Vtip, který by na Novém Zélandu vyvolal neškodné pobavení, může být v Británii naprosto nepřijatelný.
• Šetřete místem. Nesnažte se obsáhnout celý váš životní příběh v jednom emailu. Čím kratší email, tím větší máte šanci, že si ho příjemce přečte celý.

Zakončení emailu

Jakékoli rozloučení, které jsme níže uvedli, je považováno za profesionální a přijatelné.

• Sincerely, ________
• Best Wishes, ________
• Best Regards, ________

Pokud je v emailu přiložen i někdo, s nímž máte příjemnější a osobnější obchodní vztah, můžete použít také:

• Many Thanks, ________

Doufáme, že vám naše tipy pomohou ke kultivovanějšímu emailovému projevu. Zajímá vás obchodní angličtina více do hloubky? Přečtěte si, jaké kurzy pro obchodní prostřední nabízíme.